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Gestión Documental 

 Ley 594 de 2000

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practica al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos.

APORTES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

* La caracterización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a llevar a cabo la custodia de archivos


*Revisión de información.
*Ahorro y eficiencia.
*Caracterización de archivos.
*Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
*Almacenamiento ordenado.
*Custodia de documentos.

TITULO II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

El Sistema Nacional de Archivos: 

1. Es un conjunto de instituciones archivistas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneizan y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos

1. Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.

T I T U L O III

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

Art 7°:  Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: 

1. Archivo General de la Nación
2.  Archivo General del Departamento
3.  Archivo General del Municipio
4.  Archivo General del Distrito.

 

TITULO IV

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Art 11: Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivísticaArt 12: Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Art 13: Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos

TITULO V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Art 21: Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar  programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. . Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 

Art 22: Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL 

Art. 29: Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso

TITULO VII SALIDA DE DOCUMENTOS

Art 30: Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

Art 31: Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación

CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Un sistema de gestión de documentos ISO potencia la implementación de sistemas de gestión basado en normas ISO.

1- Dificultad para acceder a los documentos: algunas organizaciones emplean tiempo y recursos humanos tratando de hallar el documento preciso. La facilidad para encontrar los documentos debe ser una constante en una solución de software dedicada a la gestión documental.

2- Falta de flujo de trabajo en los documentos: suele suceder que las personas que reciben un documento, no sepan qué hacer con él y, lo que es peor, no saben que trámite seguir con él.

3- La confidencialidad de la documentación: algunos documentos deben ser comunicados a todas las partes interesadas dentro de la organización en todos los niveles. Pero otros solo deben ser conocidos por la Alta Dirección, por ejemplo. Contar con un sistema de gestión de documentos 

4- Control de versiones de documentos: las revisiones de documentos alojadas en múltiples ubicaciones, generan riesgo ya que algunos empleados pueden estar trabajando con versiones desactualizadas.

5- Comunicación deficiente: la transmisión de documentos por correo electrónico, puede requerir en un momento dado adjuntar información adicional, lo cual no siempre resulta fácil.

TITULO VIII CONTROL Y VIGILANCIA

Art 32: Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular.

Art 33: Órgano competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. 

                            

BIBLIOGRAFÍA

http://media.utp.edu.co/gestion-documentos/archivos/LEY_594_DE_2000.pdf
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