PROCEDIMIENTO PARA LA DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS EN
LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA CIENCIA Y LA TÉCNICA UNIVERSITARIA
Se diseñó la documentación necesaria para el proceso de gestión de la ciencia y la tecnología en la Universidad, mediante la aplicación de un procedimiento que facilite la implementar el sistema de gestión de la calidad. Se propone un procedimiento para documentar los procesos, con elementos nuevos en su etapa de caracterización, y la selección de los procesos específicos y en su estudio detallado, el cual se aplica al procedimiento general mediante la utilización de técnicas y herramientas como: entrevistas, cuestionarios, diagrama de Gantt, matriz de impacto y los programas de cómputo esto permite la obtención de las fichas de procesos, los diagramas de flujo de los procesos específicos de primer y segundo nivel, además de la caracterización de cada uno de ellos, su interrelación con los otros procesos, así como el impacto con los objetivos estratégicos de la Universidad. Lo novedoso de este trabajo está en el diseño de la documentación y en el procedimiento para su complemento en este proceso en particular; además sirve de referencia para documentar el resto de los procesos identificados y válida en la práctica un procedimiento metodológico de la gestión por procesos.
GRUPO 8
22 ENERO, 2015
LOS 10 BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES
Según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (Association for Information and Image Management), organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, la Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación / ingesta, su gestión, su paso normalizado al archivo, su publicación y, finalmente, su preservación y eliminación, indistintamente se presenten en formato papel o electrónico, como un flujo de trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.
Mayor productividad.
Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
https://atsgestion.net/instrumentos-archivisticos-importantes-gestion-documental/
Ahorro de Costes.
En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)
Ahorro de Tiempo.
Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes.
Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
https://tecgedocumental.blogspot.com/2019/05/que-es-gestion-documental-la-gestion.html
Mejora del ROI.
Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización mejorando la productividad.
https://directivosygerentes.es/pymes/noticias-pymes/prdw-pymes-tecnologia-roi
Homologación.
En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Además si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.
https://www.adapting.com/wp-content/uploads/2017/01/digitalizacion-certificada-sin-aeat.jpg
Mejora en los procesos.
La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del trabajador además de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la empresa.
https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/sistema-gestion-documental-cloud/
Cumplimiento de las normativas de seguridad.
Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de Datos) a través del acceso controlado al repositorio. A día de hoy nuestro BKMplus también cumple las ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación, incluyendo la que ya es electrónica. (ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301, Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Ley 11/2007).
https://www.pmg-ssi.com/2018/09/la-piramide-documental-con-la-norma-iso-27001/
Reducción del riesgo profesional.
Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación sensible o restringida con mayor razón. Un buen sistema de gestión documental, como BKMplus, tiene las medidas de solución antes estos riesgos, con la premisa de decir adiós al papel.
https://www.preverlab.com/medidas-preventivas-generales/
Movilidad.
La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar. Y el mundo empresarial y documental tampoco escapa a esto, por lo que nuestro gestor documental ya está desarrollado como plataforma 100% web para poder adaptarse y cumplir con este requisito, pudiendo acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.
https://www.quonext.com/blog/10-tips-buen-software-gestion-documental/
Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.
El empuje de las nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos. El veloz ritmo innovador de estas permiten y a la vez impiden la consecución de ese objetivo. Unas de las grandes incógnitas a día de hoy es la preservación y conservación a largo plazo de los formatos de los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y más importante, recuperación futura del contenido de las mismas. La existencia de esta plataforma, y poder contar con ella dentro de tu gestor documental, supondría saber que tu información estará disponible durante todos los años de vida del documento a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en ese tiempo ya que asegurará el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación y del formato con el que se conservó.
https://revistalogisticaparaguay.com/7-consejos-para-integraciones-exitosas-de-la-cadena-de-suministro/
Articulo tomado
https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-10-beneficios-de-la-gestion-documental-en-las-organizaciones/
Programa de Gestión Documental (PGD)
El Programa de Gestión Documental del Ministerio de Salud y Protección Social tiene como propósito orientar a la Entidad en normalizar y racionalizar las fases y procedimientos, tales como producción, recepción, envío, distribución, trámite, organización, consulta, preservación, conservación, custodia y disposición final de los documentos. 23513
https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Paginas/gestion-documental.aspx
GRUPO 8
Aleyda Arenas
Gabriela Ibarra
Diana Mendez
15 ene. 2015
Último Plazo Para Implementar Un Programa
De Gestión Documental En Colombia PGD
A través de la resolución 723 del 15 de enero de 2015, la
Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, amplió el plazo definido en la resolución
8934 del 19 de febrero de 2014 “para que las empresas e instituciones privadas
elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión
documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e
implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo ,así como un
plan para la organización de fondos documentales acumulados”.
El nuevo plazo para realizar estas actividades es 31 de octubre de 2015,
lo cual aplica para las instituciones o empresas vigiladas que sean objeto de
inspección, control y vigilancia por parte de la SIC.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Un sistema de gestión documental, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
VENTAJAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Digitalización de documentos
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema.
Localización central
La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de concesión de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo
Mejorar el flujo de trabajo
El sistema de gestión documental puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.
Seguridad de la información
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.
22 ENERO, 2015
LOS 10 BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES
Según la Asociación para la Información y Gestión de Imágenes (Association for Information and Image Management), organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, la Gestión Documental o ECM (Enterprise Content Management) se define como las estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Es decir, la gestión del ciclo de vida de la documentación desde su creación / ingesta, su gestión, su paso normalizado al archivo, su publicación y, finalmente, su preservación y eliminación, indistintamente se presenten en formato papel o electrónico, como un flujo de trabajo, una base de datos o incluso un correo electrónico.
Mayor productividad.
Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
https://atsgestion.net/instrumentos-archivisticos-importantes-gestion-documental/
Ahorro de Costes.
En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)
Ahorro de Tiempo.
Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes.
Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
Mejora del ROI.
Numerosos estudios ya realizados demuestran que existe una mejora del ROI al implantar un gestor documental ya que se reducen los costes, aumenta la calidad y se da una respuesta segura a las demandas documentales de la organización mejorando la productividad.
https://directivosygerentes.es/pymes/noticias-pymes/prdw-pymes-tecnologia-roi
Homologación.
En muchas ocasiones una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, departamentos… que imposibilitan poder medirlas de una forma eficaz. Con un gestor documental que administre tus procesos, se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la empresa, esto permitirá poder cuantificar los resultados de dichas tareas. Además si estas tareas se generan desde el gestor documental, llegará el momento que todos los trámites dentro de la organización sean electrónicos, desapareciendo en gran medida el papel.
https://www.adapting.com/wp-content/uploads/2017/01/digitalizacion-certificada-sin-aeat.jpg
Mejora en los procesos.
La automatización de los procesos permite el control del propio proceso y de los documentos que se generan en ellos, lo que mejora los tiempos de tramitación y gestión. Esto provoca un aumento de la eficacia del trabajador además de poder gestionar la trazabilidad y auditoría de todos los procesos de trabajo de la empresa.
https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/sistema-gestion-documental-cloud/
Cumplimiento de las normativas de seguridad.
Trabajar con un gestor documental ya trae implícito el cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD (Ley de Protección de Datos) a través del acceso controlado al repositorio. A día de hoy nuestro BKMplus también cumple las ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación, incluyendo la que ya es electrónica. (ISO 15489 – ISO 27001- ISO 30300 – ISO 30301, Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Ley 11/2007).
https://www.pmg-ssi.com/2018/09/la-piramide-documental-con-la-norma-iso-27001/
Reducción del riesgo profesional.
Manejar grandes volúmenes de papel implica un riesgo de perderlo, duplicarlo, el deterioro… e incluso siniestros… y si hablamos de documentación sensible o restringida con mayor razón. Un buen sistema de gestión documental, como BKMplus, tiene las medidas de solución antes estos riesgos, con la premisa de decir adiós al papel.
https://www.preverlab.com/medidas-preventivas-generales/
Movilidad.
La incesante y continua mejora de las tecnologías ha determinado que la movilidad sea un elemento indispensable en el día a día, es decir, estar conectados en cualquier momento y en cualquier lugar. Y el mundo empresarial y documental tampoco escapa a esto, por lo que nuestro gestor documental ya está desarrollado como plataforma 100% web para poder adaptarse y cumplir con este requisito, pudiendo acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.
https://www.quonext.com/blog/10-tips-buen-software-gestion-documental/
Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.
El empuje de las nuevas tecnologías y la clara tendencia actual es llegar a la oficina sin papeles y que todos los documentos desde que nacen sean electrónicos. El veloz ritmo innovador de estas permiten y a la vez impiden la consecución de ese objetivo. Unas de las grandes incógnitas a día de hoy es la preservación y conservación a largo plazo de los formatos de los documentos que ya se generan electrónicamente en cumplimiento con las leyes de conservación y más importante, recuperación futura del contenido de las mismas. La existencia de esta plataforma, y poder contar con ella dentro de tu gestor documental, supondría saber que tu información estará disponible durante todos los años de vida del documento a salvo de los cambios tecnológicos que se produzcan en ese tiempo ya que asegurará el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación y del formato con el que se conservó.
https://revistalogisticaparaguay.com/7-consejos-para-integraciones-exitosas-de-la-cadena-de-suministro/
Articulo tomado
https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-10-beneficios-de-la-gestion-documental-en-las-organizaciones/
Programa de Gestión Documental (PGD)
El Programa de Gestión Documental del Ministerio de Salud y Protección Social tiene como propósito orientar a la Entidad en normalizar y racionalizar las fases y procedimientos, tales como producción, recepción, envío, distribución, trámite, organización, consulta, preservación, conservación, custodia y disposición final de los documentos. 23513
https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Paginas/gestion-documental.aspx
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