DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
Una documentación de proceso
resume los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una
documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo; en la
documentación es más importante el "cómo" de la implementación que el
"cuánto" del impacto del proceso.
¿POR QUE NECESITAS LA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS?
Te ayuda a identificar el estado
actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se
lleve a cabo más de una vez o que la realicen numerosas personas debe ser
documentada. Hacer esto brinda uniformidad a la organización y te permite
monitorear y supervisar los procesos sobre la marcha.
¿CUAL
ES EL OBJETIVO?
El objetivo es
aprender de la implementación para adaptar la estrategia y mejorar el
procedimiento.
La gestión de
procesos de forma proactiva puede:
- Eliminar errores
- Reducir el tiempo empleado en tareas
- Disminuir los costos
- Reducir los recursos asociados a las
tareas
- Mejorar la eficiencia
- Mejorar la calidad general
- Aumentar la satisfacción del cliente y del
empleado.
¿QUIÉNES PARTICIPAN EN LA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS?
ü Equipo del proyecto: este
equipo es responsable de la documentación de los procesos que se realicen en la
organización. Debería convertirse en una parte de la actividad del equipo Para
que el aprendizaje sea integral y se puedan registrar los procesos, organizar
la información, fomentar la reflexión y distribuir la información. Estas
personas deben estar al tanto de los objetivos del proyecto con el fin de
permitir el aprendizaje y la adaptación a medida que el proyecto avanza.
ü Interesados:
todas las personas involucradas en el proceso específico deben participar en la
documentación de procesos para poder conocer las perspectivas y opiniones de
otros con el fin de ayudarlos a aprender y reflexionar.
ü Personas ajenas al proyecto:
las personas que no participan en el proyecto ofrecen una perspectiva nueva e
imparcial para ayudar a mejorar los procesos.
BENEFICIOS
Ø Permite
cambios oportunos y continuos en los procesos para aumentar la productividad.
Ø Evita
que los procedimientos dejen de usarse por falta de entendimiento.
Ø Conserva
el conocimiento, incluso cuando aquellos involucrados en el proceso se van de
la empresa.
Ø Ayuda
a determinar si los procesos son eficientes o si ciertos pasos deben revisarse
o eliminarse.
Ø Ayuda
a todos los miembros de una organización a comprender los procesos y a saber a
quién contactar en el caso de que haya problemas.
Ø Sirve
como herramientas de aprendizaje que están a la mano para los nuevos empleados.
DESVENTAJAS
- Los interesados se comportan de forma
diferente cuando saben que lo que dicen se incluirá en la documentación de
procesos.
- La persona que registra un proceso quizás
no lo comprenda totalmente.
- Los grupos de interés especial pueden usar
la documentación de procesos para generar problemas.
- La documentación de procesos puede retrasar un proyecto.
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS DE CALIDAD
No solo se necesita documentar los procesos, también debes hacerlo de forma adecuada. Los documentos de procesos dicen mucho sobre la filosofía de los negocios. Los documentos mal redactados y desactualizados pueden ser una señal de falta de cuidado. Los documentos actuales y precisos empoderan a los equipos y mejoran la eficiencia y la calidad encada uno de los procedimientos.HERRAMIENTAS PARA LA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
ü Herramientas
para capturar el proceso, como entrevistas, conversaciones grupales, videos,
fotografías, observaciones de usuarios, diarios de campo, etc. Puede ser muy
útil entrevistar a aquellos que sean expertos en el proceso para asegurarte de
abarcar toda la información.
ü Herramientas
para organizar la información. Puedes resumir el conocimiento en artículos,
estudios de casos, fragmentos de video, etc.
ü Herramientas
para visualizar los procesos, tales como el software de documentación de
procesos. Herramientas para distribuir información, como correos electrónicos, periódicos, Internet, etc.
CÓMO REALIZAR UNA DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
1. Determina el alcance del documento e identifica tu proceso.
2. Ten en cuenta la audiencia para la que escribes.
3. Escribe un título y una introducción que describan cuál es el
proceso, por qué o cuándo los usuarios deben llevarlo a cabo y cómo se adecúa
al panorama general de la organización.
4. Describe a los individuos que estarán involucrados en el
proceso y define sus roles.
5. Identifica los límites del proceso o los puntos de inicio y
finalización.
6. Determina los resultados del proceso o qué se está produciendo.
7. Determina las entradas del proceso.
8. Realiza una listado de ideas sobre todas las actividades
necesarias para completar el proceso.
9. Organiza los elementos de tu listado en pasos secuenciales.
10. Expande tus pasos para asegurarte de que toda la información
necesaria esté incluida.
11. Crea un gráfico de flujo del proceso para representar
visualmente los pasos.
COMO HACER UN FLUJOGRAMA.
1. Determine los principales componentes del
proceso.
En este paso es necesario aclarar cuáles son
las entradas del proceso y sus salidas, así como las actividades que se
desarrollan en el mismo.
2. Ordene las actividades
El diagrama de procesos de negocio es un flujo,
por lo que se necesita ordenar estas actividades. Haga una lista en orden
cronológico.
3. Elija los símbolos correctos para cada
actividad
Hay varias notaciones usadas para dibujar
diagramas de flujos de procesos. Por lo tanto, al indicar correctamente cada
tipo de actividad, utilizando los símbolos correctos, será mucho más fácil para
cualquiera que esté familiarizado con los símbolos, poder entender el flujo
rápidamente.
4. Haga la conexión entre las actividades
Para esto se utilizan conectores, normalmente
flechas y líneas de puntos, o continúas.
5. Indique el comienzo y el final del proceso
Es una información muy importante para
establecer límites para los propietarios de los procesos, gerentes y supervisores.
6. Revise su diagrama de procesos de negocios
Revíselo, estúdielo nuevamente y asegúrese de
que su representación gráfica del proceso es adecuada.
https://www.youtube.com/watch?v=-U-RQKJ9KKg
Referencias
- lucidchart C.T, (15 enero 2020). Que es la documentacion de procesos recuperado de https://www.lucidchart.com/pages/es/que-es-la-documentacion-de-procesos
- Isotools (13 octubre 2017). ¿como se utiliza la documentacion de procesos?, recuperado de https://www.isotools.com.co/se-utiliza-la-documentacion-procesos/
- Perez J. A. (2009). Gestión por procesos, 3ra edición, Madrid-españa. recuperado de https://books.google.com.co/books?id=koSkh64nRb4C&pg=PA114&dq=documentacion+de+procesos&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwjJt7jnjsbpAhVhiOAKHebRBLQQ6AEIKDAA#v=onepage&q=documentacion%20de%20procesos&f=false
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