NORMAS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Esta
entidad es el máximo eje en cuanto a temas relacionados a la
administración documental nacional. Por ello supervisa y ofrece información
detallada sobre todo lo relacionado a la correcta gestión de archivos y al
manejo de la información, con el fin de crear estándares y normas eficaces.
Dentro
de la información que provee, está el planteamiento de programas específicos.
Estos son:
- Normalización
de formularios electrónicos: esto depende del análisis de los
documentos existentes, con el fin de homogenizar el uso de los mismos. Lo
anterior permite la creación de características estándar que facilite su
identificación y tipología.
- Programa
de documentos vitales o esenciales: engloba la revisión,
identificación, evaluación y preservación de los documentos que, bajo los
parámetros de las entidades y empresas, sean considerados como importantes.
- Programa
de gestión de documentos electrónicos: su propósito se centra en la
correcta administración y seguimiento de estrategias que gestionen el ciclo de
vida de los documentos.
- Programa
de archivos descentralizados: este tipo de archivos son aquellos que
son compartidos con un tercero para que se lleve a cabo su
organización, administración y preservación. Por lo que es necesario fijar
requerimientos para la prestación de un servicio acorde con la normatividad.
- Programa
de reprografía: la necesidad de estandarización en la réplica de los
documentos (fotocopias, fotografías) y el seguimiento de los mismos, requiere
del planteamiento de protocolos que ayuden al control total o mayoritario
de los archivos.
- Programa
de documentos especiales: son considerados documentos especiales las
gráficas, sonoros o audiovisuales. Por ello, la aplicación de estrategias
para clasificar, ordenar, conservar y describir los archivos, facilitan el
acceso eficaz a la información.
- Plan
de capacitación: su finalidad es el fomento del aprendizaje en cuanto
al manejo documental. Dirigido a instituciones o al personal empresarial.
- Programa de auditoría: este
punto determina el éxito de la gestión documental, ya que se enfoca en la
inspección y control del cumplimiento de los procedimientos y políticas en el
marco del sistema
de gestión interno.
En
torno a la norma ISO 15489, el sub comité TC 46/SC II de ISO está elaborando
otras normas ISO que afectan directamente la gestión de documentos:
MARCO LEGAL
GESTION DOCUMENTAL
- DECRETO
2609 DE 2012
: Por el
cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente
los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades
del Estado.
- Ley
594 de 2000: Ley general de Archivos, definen la gestión
documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades.
- Norma ISO
15489: Norma para la información y gestión de archivos.
- Norma ISO
303001: Norma para el diseño, implementación, mantenimiento y optimización del
sistema de gestión de archivos.
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION
- Ley
1266 de 2008: Esta ley se aplicará sin perjuicio de normas especiales
que disponen la confidencialidad o
reserva de ciertos datos o información registrada
en bancos de datos de naturaleza pública, para fines estadísticos, de
investigación o sanción de delitos o para garantizar el orden público.
- Leyes 17.132,
De Ejercicio de la Medicina y 23.798,
de Lucha contra el SIDA: Definen el secreto profesional médico como el deber de confidencialidad que
requieren tanto la normativa de protección de datos personales como la que
regula los datos del paciente, derivan del respeto a la intimidad y dignidad
del titular del dato.
- Decreto 4107 de 2011:
el Ministerio de Salud y Protección Social adopta la presente política de
privacidad y confidencialidad para el tratamiento y protección de los datos
personales, la cual podrá ser conocida por todos los titulares de los datos
recolectados en cumplimento de las actividades misionales, objetivos y
funciones del Ministerio.
- Ley 1581 de 2012: constituye
el marco general de la protección de los datos personales en Colombia.
BIBLIOGRAFIAS
·
FECHA: Abril
08 del 2014 - NOMBRE: Programa de Gestión Documental – MinTic URL:https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7077_Programa_Gestion_Documental.pdf
–
·
FECHA : N/A - NOMBRE: ¿Cómo conseguir certificaciones ISO con ayuda de un
sistema de gestión documental (DMS)? – Tic*Poral
URL: https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/iso-gestion-documental
· FECHA:
Agosto 31 del 2016- NOMBRE: Politica De Privacidad Y
Confidencialidaddel Ministerio De Salud Y Proteccion Social
URL :https://www.minsalud.gov.co/Documents/Politica-de-privacidad-y-confidencialidad-del-MSPS.pdf
· FECHA:
Abril
24 del 2020- NOMBRE: Gestión Documental – Cómo implantar un Sistema de
Gestión Documental online–
URL: https://www.r2docuo.com/es/gestion-documental
|
PROCEDIMIENTO PARA LA DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA CIENCIA Y LA TÉCNICA UNIVERSITAR...
No hay comentarios:
Publicar un comentario