CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Realizar una codificación de los documentos
es una tarea necesaria para gestionar los distintos departamentos de la
organización, los proyectos y los servicios que ofrece.
MECANISMO DE CODIFICACIÓN
· Definir directrices generales para la
elaboración y codificación de los documentos que forman parte del sistema
Integrado de Gestión.
· Definición de tipo de documentos que se
quieren elaborar hasta llegar a la asignación de un código para el control de
la documentación.
PROCESO DE CODIFICACIÓN
Asignación de código formado por un conjunto
de Caracteres alfanuméricos que permita una identificación clara.
Para realizar las actividades Se debe tener
en cuenta:
https://www.unidadvictimas.gov.co/sites/default/files/documentosbiblioteca/instructivoelaboracionycodificaciondedocumentosyregistrosdelsigv6.pdf
- ·
Se pueden utilizar siglas en mayúsculas continuas o
separadas por puntos, siempre que al inicio de su utilización se exprese el
significado.
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN
· ENCABEZADO: La
estructura y contenido será de acuerdo al documento:
·
CARACTERIZACIÓN DE LOS
PROCESOS
· Para el
caso del formato establecido por el proceso de Gestión Documental para los
procedimientos y caracterizaciones la codificación y versión se realizará en el
pie de página al lado izquierdo en letra Arial tamaño 8. Ejemplo: Código:
XXXX-14-03-01 Versión 01, 02, 03...n.
· CODIFICACION DE
LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Esta codificación será asignada únicamente
por la persona responsable del listado maestro de documentos del SIG quien
pertenece al proceso de Gestión Documental y bajo la coordinación del grupo de
Gestión Administrativa y Documental bajo los siguientes criterios:
-
· Los códigos de los documentos eliminados no podrán ser utilizados para la emisión de nuevos documentos.· El procedimiento para la codificación de registros pertenecientes al SIG consta de los cuatro elementos numéricos descritos a continuación:
·
CODIFICACIÓN DE
DEPENDENCIAS:
Se da de acuerdo a la estructura organizacional y según
el decreto 4802 de 2011 y resolución 2043 de 2012 quien fija los grupos de
trabajo de la unidad, se encuentran de acuerdo al orden jerárquico cuentan con
un código numérico de tres dígitos los cuales son:
- CODIFICACIÓN DE PROCESOS:
Se codifican de acuerdo al mapa de procesos de
la entidad, se realiza una asignación numérica a todos los procesos que lo
componen:
- CODIFICACIÓN DEL DOCUMENTOSe hace en la medida en que se identifiquen documentos que sean pertinentes incluir dentro del SIG.TIPOLOGIA DOCUMENTALEstá asociada a las tablas de retención documental (anexo)
A medida que se van ingresando documentos al SIG, estos
se incorporan en el último número que está consignado en la relación previo
consentimiento de aprobación de parte del comité institucional de
desarrollo administrativo quien debe argumentar:
- La pertinencia del documento dentro del SIG
- La inclusión del documento por ser evidencia
de la función, proceso y/o procedimiento asociado.
- La utilidad de éste en la consecución de la
eficacia, eficiencia y efectividad de la función, proceso y/o procedimiento
asociado.
Los Planes Institucionales y Estratégicos no se deben
codificar dado que este tipo documental propone la articulación transversal de
diferentes políticas, objetivos, metas, estrategias, procesos, acciones,
programas, proyectos entre otros, que a su vez genera flexibilización en la
diferentes variables de la línea base al interior de La Unidad y su publicación
se realizará en el link establecido por la oficina de comunicaciones de acuerdo
a la Ley de transparencia y normatividad vigente del MIPG.
- CODIFICACION DE LA VERSION
Debe ser de carácter consecutivo versión 01,02,03…n cuya
aprobación y pertinente actualización estará a cargo por la persona responsable
del “Listado Maestro de Documentos”, del proceso de Gestión documental –
Coordinación Grupo de Gestión administrativa y documental.
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