Pagina4:Procedimiento, mecanismos y estrategias para codificar documentos



CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Realizar una codificación de los documentos es una tarea necesaria para gestionar los distintos departamentos de la organización, los proyectos y los servicios que ofrece.

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MECANISMO DE CODIFICACIÓN

·         Definir directrices generales para la elaboración y codificación de los documentos que forman parte del sistema Integrado de Gestión.

·         Definición de tipo de documentos que se quieren elaborar hasta llegar a la asignación de un código para el control de la documentación.


PROCESO DE CODIFICACIÓN


Asignación de código formado por un conjunto de Caracteres alfanuméricos que permita una identificación clara.



  •   ·      Se pueden utilizar siglas en mayúsculas continuas o separadas por puntos, siempre que al inicio de su utilización se exprese el significado.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

·         ENCABEZADO: La estructura y contenido será de acuerdo al documento:

·        CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS


·    Para el caso del formato establecido por el proceso de Gestión Documental para los procedimientos y caracterizaciones la codificación y versión se realizará en el pie de página al lado izquierdo en letra Arial tamaño 8. Ejemplo: Código: XXXX-14-03-01 Versión 01, 02, 03...n.

· CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

   Esta codificación será asignada únicamente por la persona responsable del listado maestro de documentos del SIG quien pertenece al proceso de Gestión Documental y bajo la coordinación del grupo de Gestión Administrativa y Documental bajo los siguientes criterios:

  • ·    Los códigos de los documentos eliminados no podrán ser utilizados para la emisión de nuevos documentos.
    ·   El procedimiento para la codificación de registros pertenecientes al SIG consta de los cuatro elementos numéricos descritos a continuación:


·        CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS:

   Se da de acuerdo a la estructura organizacional y según el decreto 4802 de 2011 y resolución 2043 de 2012 quien fija los grupos de trabajo de la unidad, se encuentran de acuerdo al orden jerárquico cuentan con un código numérico de tres dígitos los cuales son:



  •       CODIFICACIÓN DE PROCESOS:

Se codifican de acuerdo al mapa de procesos de la entidad, se realiza una asignación numérica a todos los procesos que lo componen:
  


  •      CODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
    Se hace en la medida en que se identifiquen documentos que sean pertinentes incluir dentro del SIG.

    TIPOLOGIA DOCUMENTAL
    Está asociada a las tablas de retención documental (anexo)


A medida que se van ingresando documentos al SIG, estos se incorporan en el último número que está consignado en la relación previo consentimiento de aprobación de parte del comité institucional de desarrollo administrativo quien debe argumentar:

  •      La pertinencia del documento dentro del SIG
  •     La inclusión del documento por ser evidencia de la función, proceso y/o procedimiento asociado.
  •  La utilidad de éste en la consecución de la eficacia, eficiencia y efectividad de la función, proceso y/o procedimiento asociado.


Los Planes Institucionales y Estratégicos no se deben codificar dado que este tipo documental propone la articulación transversal de diferentes políticas, objetivos, metas, estrategias, procesos, acciones, programas, proyectos entre otros, que a su vez genera flexibilización en la diferentes variables de la línea base al interior de La Unidad y su publicación se realizará en el link establecido por la oficina de comunicaciones de acuerdo a la Ley de transparencia y normatividad vigente del MIPG.


  • CODIFICACION DE LA VERSION


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