Grupo 5.
Herramientas Gerenciales Para Documentar un Proceso.
Es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico
Recordemos que un proceso es un conjunto de actividades relacionadas que transforman elementos de entrada en salidas o resultados.
Cualquiera sea el tipo de organización, la planificación siempre será una de las bases más importantes del éxito gerencial. En este marco, las herramientas de planeación representan un gran apoyo para auxiliar al ejecutivo, administrador o gerente de una empresa, con el fin de alinear todo proceso a bases científicas, lógicas y racionales
(Münch Galindo, 1999).
Partes De Un Proceso
- El objetivo del proceso
- Las entradas del proceso
- Las actividades
- El producto del proceso o resultado final
- Los indicadores de gestión
- Los controles del proceso
Para el sistema de procesos son muy importantes estas partes porque aquí se sustenta la eficacia y la mejora continua de los procesos.
- El levantamiento del proceso se debe realizar con el personal a cargo del mismo.
- Empiece a describirlo en una “hoja en blanco”. No use por el momento formatos o plantillas pre-diseñadas. Déjalas para el final.
- El éxito de un proceso documentado, es la síntesis de las actividades que se realizan.
Al documentar ten en cuenta:
Mapeo y Herramientas de Documentación
Mapa de Procesos o Diagrama de Flujo
Para elaborar un mapa de procesos exitoso es necesario realizar los siguientes pasos:
1 Escuchar a los responsables de los departamentos de la empresa, para garantizar que el mapa de proceso recoja todo el accionar de la compañía.
2 Definir los procesos actuales de la empresa, definiendo la misión y la visión de la empresa y los objetivos a cumplir.
En este paso es vital identificar los servicios que ofrece la empresa y evaluar si los servicios que se ofertan cubren las necesidades o expectativas de los usuarios, con esto se analiza si se está desaprovechando alguna oportunidad.
3 Identifica las acciones que se necesitan para cumplir los procesos principales de la empresa. Ejemplo: talento humano y gestión de compras.
4 Definir los procesos estratégicos para cumplir con los objetivos fundamentales, y para ello debes preguntarte ¿Qué acciones estratégicas se deben operar para dirigir una empresa?.
5 Identifica los subprocesos para llevar a cabo las actividades de la empresa, recordando que ya se definieron los procesos estratégicos, de apoyo y clave.
6 Identificar las interrelaciones entre los procesos.
7 Es necesario analizar las actividades normales, desde que se contacta al cliente hasta que se recibe el producto o servicio.
También es importante mencionar que para elaborar un marco de proceso existe entradas (inputs) y salidas (outputs) de cada proceso. La entrada tiene unos objetivos marcados en relación al cliente y la salida, satisfaciendo las necesidades del cliente en relación a los objetivos definidos.
Un mapa de procesos no es igual en todas las empresas, cada una se adapta a su estructura pero conserva en su esencia la estructura del diagrama de flujo básica:
Diagrama de Ishikawa
Es un diagrama que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez. Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha. Es una de las diversas herramientas surgidas a lo largo del siglo XX en ámbitos de la industria y posteriormente en el de los servicios, para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones en esferas como lo son; calidad de los procesos, los productos y servicios.
El problema analizado puede provenir de diversos ámbitos como la salud, calidad de productos y servicios, fenómenos sociales, históricos, organización, etc. A este eje horizontal van llegando líneas oblicuas –como las espinas de un pez– que representan las causas valoradas como tales por las personas participantes en el análisis del problema. A su vez, cada una de estas líneas que representa una posible causa, recibe otras líneas paralelas a la línea central que representan las causas secundarias. Cada grupo formado por una posible causa primaria y las causas secundarias que se le relacionan forman un grupo de causas con naturaleza común. Este tipo de herramienta permite un análisis participativo mediante grupos de mejora o grupos de análisis, que mediante técnicas como por ejemplo la lluvia de ideas, sesiones de creatividad, y otras, facilita un resultado óptimo en el entendimiento de las causas que originan un problema, con lo que puede ser posible la solución del mismo.
Matriz FODA:
Su importancia nace en las conclusiones obtenidas a partir del cruce de la información. Al considerar las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas, el objetivo primario será analizar la capacidad de la organización a partir de los cambios y barreras del entorno.
Su nombre proviene de las siglas: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
Fortalezas y debilidades son factores internos a la empresa, que crean o destruyen valor. Incluyen los recursos, activos, habilidades, etc.
Oportunidades y amenazas son factores externos, y como tales están fuera del control de la empresa. Se incluyen en estos la competencia, la demografía, economía, política, factores sociales, legales o culturales.
El análisis DOFA permite descubrir cuál es la situación de una empresa o proyecto para, en base al diagnóstico, plantear la estrategia a seguir.
Su nombre proviene de las siglas: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
Fortalezas y debilidades son factores internos a la empresa, que crean o destruyen valor. Incluyen los recursos, activos, habilidades, etc.
Oportunidades y amenazas son factores externos, y como tales están fuera del control de la empresa. Se incluyen en estos la competencia, la demografía, economía, política, factores sociales, legales o culturales.
El análisis DOFA permite descubrir cuál es la situación de una empresa o proyecto para, en base al diagnóstico, plantear la estrategia a seguir.
Diagrama de Pareto:
La Ley o Principio de Pareto, también conocida como la Regla del 80/20 (ó 20/80), establece que, de forma general y para un amplio número de fenómenos, aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas.
Permite identificar en forma clara y precisa hacia donde enfocar los esfuerzos para la solución de los problemas, ayudando a aumentar la calidad de los procesos.
La metodología consiste en identificar las situaciones que generan más problemas y priorizarlas durante las estrategias de intervención.
Permite identificar en forma clara y precisa hacia donde enfocar los esfuerzos para la solución de los problemas, ayudando a aumentar la calidad de los procesos.
La metodología consiste en identificar las situaciones que generan más problemas y priorizarlas durante las estrategias de intervención.
Análisis CAME:
Este análisis puede ser interpretado como una ampliación del
Análisis DAFO (De esta forma, el Análisis DAFO sirve para hacer un diagnóstico
inicial de situación, y en Análisis CAME sirve para definir las acciones a
tomar a partir de los resultados del DAFO.
PASOS PARA REALIZAR UN ANÁLISIS CAME:
Tipos De Acciones:
Seis Sigma (6S):
Es una estrategia de mejora de procesos, centrada en la reducción de la variabilidad de los mismos, reforzando y optimizando cada parte del proceso consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio al cliente.
La meta de SEIS SIGMA es llegar a un máximo de 3.4 defectos por millón de eventos u oportunidades, entendiéndose como defecto cualquier evento en que un producto o servicio no logra cumplir los requisitos del cliente.
El método seis sigma esta estructurado en 5 fases:
- Fase de definición, donde se identifican los posibles proyectos seis sigma.
- Fase de medición, consiste en la caracterización del proceso identificando los requisitos clave de los clientes.
- Fase de análisis, analizar los datos actuales e históricos.
- Fase de mejora, tratar de determinar la relación causa y efecto para predecir, mejorar y optimizar el funcionamiento del proceso.
- Fase de control, consiste en diseñar y documentar los controles necesarios para asegurar que lo conseguido mediante el proyecto seis sigma se mantenga una vez se hayan implantado los cambios.
Hoshin Kanri:
Es una herramienta gerencial destinada a asegurar el éxito de un negocio a partir de integrar la administración de los procesos fundamentales del mismo , integra la calidad a la gestión empresarial a la vez que conduce a enfocar los procesos verdaderamente críticos.
El hoshin kanri es un sistema que parte de las políticas de la empresa, lo enfoca hacia el cambio en áreas críticas mediante planeación e implementación, logra productividad y competitividad en todos los estamentos de la empresa, ya que todo el personal, sin excepción participa.
Ciclo PHVA:
El ciclo PHVA o ciclo de deming fue dado a conocer por Edward Deming en la década del 50, basados en los conceptos: planificar, hacer, verificar y actuar.
Este ciclo constituye una de las principales herramientas de mejoramiento continuo en las organizaciones, utilizada ampliamente por los sistemas de gestión de la calidad (SGC),con el propósito de permitirle a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos ofrecidos, mejorando permanentemente la calidad, también le facilita tener una mayor participación en el mercado, una optimización en los costos y por supuesto una mejor rentabilidad.
Bibliografía
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