Página 6. Caracterización de procesos

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Es un documento entendido como la hoja de vida del proceso, el cual describe de manera específica el objetivo y alcance del proceso, así como los elementos de entrada (suministrados por unos proveedores), actividades de transformación de acuerdo al ciclo PHVA y salidas hacia los clientes o usuarios. Adicionalmente, en este documento se hace referencia a otra serie de elementos que caracterizan al proceso como: la política de operación, los riesgos asociados, los activos de información, la gestión documental, los recursos necesarios para la operación del proceso, la normatividad aplicable, los mecanismos de monitoreo y seguimiento, entre otros. La caracterización de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos que hacen parte del proceso, tales como: ¿Quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se hace? ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?, ¿Que se requiere para hacerlo?

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La norma NTC-5906 no establece de manera explícita qué procesos o de qué tipo deben estar identificados, pero los procesos se pueden identificar como:

1. Procesos estratégicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.
2. Procesos misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales, evaluativos y de medición, análisis y mejoraS.
3. Procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.

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 PRINCIPALES FACTORES PARA LA IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN  DE LOS PROCESOS

• ·         Influencia en la satisfacción del cliente

  ·         Los efectos en la calidad del producto/servicio.

  ·         Influencia en la MISIÓN Y ESTRATEGIA

  ·         Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.

  ·         Utilización de recursos.
  
  
  Por lo tanto, todos los procesos tienen elementos de entrada y de salida. Estos elementos de entrada y de salida son los que se identifican cuando caracterizas procesos.

           PARA QUE SIRVE UNA CARACTERIZACIÓN DE  
                                     UN PROCESO

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1. Nos sirve para analizar si es posible hacer un proceso más ágil.

2.  Plantear alguna posibilidad de automatizar algún paso.

3.  Detectar posibles riesgos de que falle el proceso.

4.   Descubrir ciertos pasos que no se están llevando a cabo  tal y como se habían planteado de un principio.

5. Incluir nuevos controles, registros de control o indicadores     del proceso.

Cuando se caracteriza un proceso se tiene una visión 360º de lo que pasa alrededor de ese proceso y de ahí que sea una herramienta tan exigente y potente a la vez.

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Trata del ejercicio emprendido por el equipo directivo de una entidad, en el que, a partir del propósito fundamental de la misma, las necesidades de sus grupos de valor, las prioridades de los planes de desarrollo y su marco normativo, define los grandes desafíos y metas institucionales a lograr en el corto, mediano y largo plazo, así como las rutas de trabajo a emprender para hacer viable la consecución de dichos desafíos.

CICLO DE MEJORA CONTINUA – PHVA

https://www.negociosyemprendimiento.org/2010/08/plantilla-para-aplicar-el-ciclo-phva-de.html

El ciclo de mejoría continua (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar) fue desarrollado inicialmente en la década de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado por W, Edwars Deming. Por esta razón es frecuentemente conocido como el “Ciclo de Deming”.

Este sistema o método de gestión de calidad se encuentra plenamente vigente (ha sido adoptado recientemente por la familia de normas ISO) por su comprobada eficacia. Los resultados de la implantación de este ciclo permiten en las organizaciones una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando de forma continua la calidad, reduciendo costos, optimizando productividad, reduciendo precios, incrementando la participación del mercado e incrementando la rentabilidad de la organización. Logrando, además, el mantenimiento de todos estos beneficios de una manera continua, progresiva y constante.

LAS FASES DEL CICLO PHVA

Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a una fase o etapa del ciclo:

PLANIFICAR: Determinar los objetivos y procesos imprescindibles para lograr los resultados según los requisitos del cliente y la política organizacional.

1. Identificar servicios

2. Identificar clientes

3. Identificar requerimientos de los clientes

4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones

5. Identificar los pasos claves del proceso (diagrama de flujo)

6. Identificar y seleccionar los parámetros de medición

7. Determinar la capacidad del proceso

8. Identificar con quien comparar.

HACER: Implementar procesos para conseguir los objetivos, identifica oportunidades de mejora, desarrollo del plan piloto e implementa las mejoras.

VERIFICAR: Proceder a un seguimiento y medición de procesos y productos en vinculación con las políticas, objetivos y requisitos, indicando los resultados logrados y evalúa la efectividad.

ACTUAR: Llevar a cabo acciones que promuevan la mejora del desempeño de los procesos necesarios.

¿QUE ES UN INDICADOR?

http://asesordecalidad.blogspot.com/2014/10/indicadores-de-calidad.html#.XrmpoflKjcc

Es un valor que sirve para medir el comportamiento de variables, en función del nivel de logro de un objetivo o meta planificados. También es una herramienta de control operativo y de gestión. Es relevante en el proceso de diseño, seguimiento y evaluación ex post de las acciones; esto busca examinar en forma analítica y sistemáticamente en la medida de lo posible, acciones pasadas relacionadas con objetivos bien definidos, los recursos utilizados, los resultados obtenidos y derivar las experiencias necesarias para guiar a los responsables de tomar decisiones con el fin de mejorar las actividades futuras. Durante la caracterización de los procesos es fundamental construir los indicadores que permitan controlar y medir el desarrollo y cumplimiento del proceso.

ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIÓN DE 

UN INDICADOR

1. NOMBRE DEL INDICADOR: Expresión verbal que personifica o singulariza el indicador respectivo
2. ATRIBUTO: Cualidad o calidad del indicador. (Por género, Nivel de escolaridad, por región).
3. UNIDAD DE MEDIDA: Unidad en la que se fórmula el indicador.
4. FÓRMULA DE CALCULO: Expresión matemática para medir la variación de la variable.

¿POR QUE SON NECESARIOS LOS INDICADORES?

Los indicadores se vuelven necesarios, partiendo del criterio de evaluación que se quiera hacer:

• De acuerdo con el cronograma o tiempo establecido para evaluar cumplimiento.
• De acuerdo con sus objetivos, metas o resultados.
• De acuerdo con el uso de sus recursos, tanto monetarios, como de otro tipo.
• Para dar cuenta de la evolución de la ejecución.

PROPUESTA PARA CONSTRUIR INDICADORES

• Listar los objetivos, metas, productos y actividades a controlar.
• Identificar las palabras claves que requieran un acuerdo sobre su significado.
• Construir un significado común para cada una de las palabras clave identificadas.
• Relacionar los significados atribuidos a cada palabra clave e incluir la definición cuantitativa del indicador (Nº absoluto, porcentaje).

      BIBLIOGRAFÍA:

https://slideplayer.es/slide/3363733/

http://www.blog-top.com/el-ciclo-phva-planear-hacer-verificar-actuar/

https://iveconsultores.com/caracterizacion-de-procesos/

https://www.cribsaludmental.gov.co/index.php/nuestra-entidad/mapa-de-procesos